Die Mail-Archivierung ist komplexer als oft angenommen. Das bloße Ausdrucken und Verstauen von E-Mails genügt nicht den Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), da diese die Archivierung der Originaldokumente verlangt, die in diesem Fall elektronische E-Mails sind. Ein Ausdruck dient lediglich als Kopie.

Backup und revisionssichere E-Mail-Archivierung sind zwei unterschiedliche Konzepte. Backup beinhaltet das Speichern von Daten für einen begrenzten Zeitraum, um im Falle eines Verlusts wiederhergestellt werden zu können. Dies geschieht in der Regel in regelmäßigen Abständen. Eine revisionssichere E-Mail-Archivierung hingegen erfordert, dass E-Mails sofort erfasst werden, um sicherzustellen, dass sie unverändert im Archiv gespeichert werden. Im Gegensatz zu Backup, muss die E-Mail-Archivierung sicherstellen, dass die Daten vollständig und unveränderbar sind, und Aufbewahrungsfristen einhalten, die über die Lebensdauer eines Backups hinausgehen.

Jein: Laut DSGVO sollten Daten nur dann aufbewahrt werden, wenn es einen triftigen Grund dafür gibt. In Bezug auf E-Mail-Archivierung ist der Verarbeitungsgrund gegeben, da es eine Archivierungspflicht gibt. Allerdings, wenn eine E-Mail für die Archivierung nicht relevant ist, müsste man einen anderen Grund für ihre Aufbewahrung haben. Andernfalls müsste man sie löschen. Ein Beispiel dafür wäre, wenn ein Bewerber seine Unterlagen per E-Mail sendet. Wenn der Bewerber abgelehnt wird, haben seine Daten in Ihrem Archiv keinen Platz mehr.

Leider nicht: Jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, unterliegt der Aufbewahrungspflicht. Unternehmen, die ein Gewerbe mit Gewinnerzielungsabsicht betreiben, müssen deshalb geschäftliche E-Mails archivieren, sei es ein großes Unternehmen oder ein Einzelunternehmer mit einem Imbissstand.

Falls Sie ein eigenes Unternehmen betreiben, sollten Sie schon mal von der GoBD gehört haben. Die Abkürzung steht für Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme, die vom Finanzministerium herausgegeben wurden. Sie fassen die Aufbewahrungspflichten zusammen, die sich aus einschlägigen Gesetzen ergeben. Laut GoBD müssen auch E-Mails archiviert werden.

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